همگام‌ سازی مایکروسافت اوت‌ لوک با تقویم گوگل

یکی از ناامیدکننده‌ترین اتفاقات در حوزه‌ی نرم‌افزار، قطع امکان همگام‌سازی میان نرم‌افزار تقویم گوگل (Google Calendar) و تقویم اوت‌لوک مایکروسافت (Microsoft Outlook) بود. بسیاری از کاربران نیازمند انجام همگام‌سازی اطلاعات دو نرم‌افزار یادشده هستند.

طی سال‌های گذشته شرکت گوگل و مایکروسافت با رویکردهایی متفاوت، قصد ارائه‌ی قابلیت همگام‌سازی تقویم‌ها برای کاربردها و زبان‌های متفاوت داشته‌اند. ابتدا مایکروسافت تصمیم به استفاده نکردن از استاندارد همگام‌سازی تقویم اختصاصی CalDAV در نرم‌افزار اوت‌لوک یا دیگر نرم‌افزارهای موجود در سیستم عامل ویندوز گرفت. در قدم بعدی شرکت گوگل هم به‌جای بهره‌مندی از مجوز‌های Exchange ActiveSync، تصمیم به استفاده از راهکارهای دیگری در این زمینه گرفت تا به حضور ردموندی‌ها نیازی نباشد.

مقاله مرتبط:

• راهنمای گوگل برای همگام‌سازی لیست مخاطبین جیمیل با آیفون

برای این‌که بتوان دوباره با استفاده از گوگل کلندر از خدمات تقویم و ایمیل شرکت مایکروسافت بهره برد، دو راهکار استفاده از نرم‌افزارهای همگام‌ساز جانبی و مراجعه به سایر خدمات ارائه‌دهنده‌ی تقویم پیشنهاد می‌شود. همراه زومیت باشید تا ابزارهایی را در این زمینه معرفی کنیم و نحوه‌ی همگام‌سازی را شرح دهیم.

گوگل در ماه‌های پایانی سال ۲۰۱۲، سیستم سینک‌کننده EAS را معرفی کرد و در نهایت مایکروسافت تسلیم شد و تصمیم گرفت در به‌روزرسانی جدید ویندوزفون به تقویم گوگل و سینک مخاطبان اجازه بدهد تا به روشی که گوگل پشتیبانی می‌کند (CalDAV و CardDAV) سینک انجام شود. اما مشکل کجا است و چرا هم‌اکنون این همگام‌سازی انجام نمی‌شود؟

بدون تردید هر کدام از دو نرم‌افزار اوت‌لوک کلندر و گوگل کلندر، به‌تنهایی یک ابزار مدیریت پروژه‌ی هوشمند و کاملی است. بنابراین نباید در مورد قابلیت‌های هر کدام تردید کرد. اما چرا باید نرم‌افزارهای مایکروسافت اوت‌لوک و گوگل کلندر را همگام‌سازی کنیم؟ استفاده از دو تقویم مختلف می‌تواند سبب هدر رفتن زمان شود. با این حال موقعیت‌هایی وجود دارد که استفاده‌ی هم‌زمان از دو تقویم مجزا، فوق‌العاده ضروری است. موارد ذیل نمونه‌ای از موقعیت‌های خاص هستند.

• داشتن دو شغل متفاوت و بهره‌مندی از دو تقویم مجزا برای هر کدام
• استفاده از دو تقویم برای دو هدف جداگانه‌ی کاری و شخصی یا موارد دیگر
• مسافرت‌های متعدد و اعتماد داشتن به تقویم اوت‌لوک در دسکتاپ نسبت به تقویم گوگل در فضای وب که البته به‌صورت آفلاین هم عمل می‌کند.
• راه‌اندازی تقویم گوگل برای همکاری در یک کار ویژه و علاقه به مشاهده‌ی اطلاعات در اوت‌لوک
• احتمال علاقه‌مندی و وابستگی شدید به تقویم‌ها از لحاظ زمانی و ناتوانی در دوری از آن‌ها
• در مشغولیت‌های زندگی ممکن است که خواستار مشاهده‌ی رویدادها در هر دو تقویم باشید. می‌توان با همگام‌سازی آن‌ها به خواسته‌ی خود دست یافت. با استفاده از ابزارهای شخص سومی که در ادامه معرفی خواهیم کرد، می‌توانید به‌سادگی کمبود پلاگین رسمی را برطرف کنید.

جایگزین‌های همگام‌سازی برای تقویم گوگل

با استفاده از ابزارهای ذیل می‌توان اوت‌لوک و تقویم آن را سازمان‌دهی کرد و بهره‌وری کاری را با ادغام داده‌های آن با تقویم گوگل افزایش داد.

Calendar Sync 

نرم‌افزار رایگان و پولی Calendar Sync با نسخه‌ی ۳.۹.۳ امکان همگام‌سازی یک‌طرفه را با هر دو نرم‌افزار اوت‌لوک و گوگل کلندر فراهم می‌کند. محدودیت همگام‌سازی یک‌طرفه در نسخه‌ی پولی نرم‌افزار یادشده حذف می‌شود. به‌علاوه، در نسخه‌ی رایگان کاربران برای همگام‌سازی قرارهای ملاقات و رویدادها با محدودیت ۳۰ روزه مواجه خواهند بود.

نسخه‌ی کامل نرم‌افزار با قیمت ۹.۹۹ دلار، امکان همگام‌سازی دوطرفه‌ی تمامی رویدادها و استفاده از محدوده‌ی تاریخی سفارشی را برای کاربران فراهم می‌کند. آزادی عمل برای استفاده از چندین نرم‌افزار تقویم و داشتن پروفایل‌های متعدد، از ویژگی‌های کاربردی نسخه‌ی کامل (Pro) نرم‌افزار کلندر سینک است. هر دو نسخه‌ی پولی و رایگان نرم‌افزار یادشده به‌صورت پرتابل قابل دسترس هستند. در ادامه می‌توانید ویژگی‌های کلیدی ابزار کلندر سینک رایگان را مشاهده کنید.

• انتخاب یک تقویم برای همگام‌سازی
• همگام‌سازی دسته‌بندی‌ها و رنگ‌بندی‌های اوت‌لوک با گوگل کلندر
• پشتیبانی همگام‌سازی یک‌طرفه از حذف رویدادهای دوگانه
• همتاسازی یادآور اوت‌لوک به یک یادآور فرعی در نرم‌افزار گوگل کلندر با عملیات همگام‌سازی
• خودکار کردن فرآیند همگام‌سازی در پس‌زمینه با محدوده‌ی زمانی پنج‌دقیقه‌ای یا تعیین یک زمان ثابت
• پشتیبانی از تأیید هویت دومرحله‌ای گوگل در صورت فعال بودن آن
• همگام‌سازی رویدادها و علامت‌گذاری آن‌ها به‌عنوان مورد شخصی

 Outlook Google Calendar Sync

نرم‌افزار رایگان Outlook Google Calendar Sync با نسخه‌ی ۲.۵.۰ بتا، کاملا رایگان است و از همگام‌سازی دوطرفه پشتیبانی می‌کند که این ویژگی، اولین نرم‌افزار موجود در این فهرست را با چالش روبه‌رو می‌کند. کاربران می‌توانند این نرم‌افزار را در دو نسخه‌ی نصبی و پرتابل دانلود کنند. ابزار همگام‌سازی Outlook Google Calendar Sync با نسخه‌های ۲۰۱۳ تا ۲۰۱۶ نرم‌افزار اوت‌لوک سازگار است و حتی از نسخه‌ی ۶۴ بیتی آن‌هم پشتیبانی می‌کند. کاربران می‌توانند تمامی گزینه‌ها و ویژگی‌های مربوط به یک رویداد خاص را از یک تقویم به نرم‌افزار تقویم دیگر منتقل کنند. به‌علاوه، رویدادها می‌توانند با یک موارد متناظر موجود در تقویم دیگر ادغام شوند و قبل از این‌که ابزار یادشده اقدام به حذف رویدادهای تکراری کند، بلافاصله کاربر با یک پیام فرعی آگاه خواهد شد.

ابزار همگام‌سازی تقویم یکی از برترین پیشنهادها برای کارشناسان مسائل خصوصی است. رویدادها می‌توانند به‌عنوان خصوصی علامت‌گذاری شوند. حتی در صورتی که کاربران نگرانی امنیتی داشته باشند، کلمات موجود در عنوان هم می‌توانند پنهان‌ شوند. کاربران همچنین می‌توانند از طریق پروکسی وب از آن استفاده کنند. ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار Outlook Google Calendar Sync به شرح ذیل هستند:

• انتخاب ویژگی‌های رویداد برای همگام‌سازی
• پیکربندی زمان تکرار برای همگام‌سازی به‌روزرسانی‌های تقویم
• تعیین تاریخ سفارشی برای پوشش دادن تمامی رویدادهای گذشته و آینده
• همگام‌سازی تقویم پیش‌فرض یا انتخاب از دیگر تقویم‌های اوت‌لوک غیر پیش‌فرض
• پشتیبانی از خروجی گرفتن کامل CSV از تقویم
• همگام‌سازی موارد تکراری به‌صورت زنجیره‌ای